Algemene voorwaarden
AI Fellow werkt op basis van vertrouwen en heldere afspraken. Deze voorwaarden zijn er voor het geval er onverhoopt toch iets uitgelegd of geregeld moet worden. Ze zijn bewust kort gehouden en geschreven voor zakelijke opdrachtgevers.
1. Wie wij zijn
1.1.AI Fellow is de handelsnaam van Hartog Financing B.V., gevestigd te Eindhoven (Gestelsestraat 25K, 5615 LA) en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 17124401. In deze voorwaarden noemen we onszelf “AI Fellow” of “wij”.
1.2.Met “jij” / “de opdrachtgever” bedoelen we het bedrijf of de organisatie die ons een opdracht geeft.
1.3.De “offerte” is ons schriftelijke voorstel; de “opdracht” is het werk dat we op basis daarvan doen.
2. Wanneer deze voorwaarden gelden
2.1.Deze voorwaarden gelden voor elke offerte en elke opdracht van AI Fellow.
2.2.Inkoop- of andere voorwaarden van de opdrachtgever gelden niet, tenzij we dat samen schriftelijk afspreken.
3. Wat wij doen
3.1.AI Fellow levert advies en begeleiding, bijvoorbeeld op het gebied van productstrategie en -ontwikkeling. Dit is een inspanningsverplichting: we zetten onze kennis en ervaring volledig in, maar geven geen garantie op een bepaald resultaat.
3.2.Ons advies is gebaseerd op de informatie die de opdrachtgever ons geeft. De opdrachtgever neemt zelf de beslissingen en blijft verantwoordelijk voor het gebruik van ons advies.
3.3.De opdrachtgever zorgt dat wij op tijd beschikken over de informatie, mensen en toegang die we nodig hebben. Vertraging of extra werk daardoor is niet voor onze rekening.
4. Zelfstandig en vrij
4.1.AI Fellow werkt als zelfstandige opdrachtnemer. Dit is een overeenkomst van opdracht (art. 7:400 BW); partijen beogen uitdrukkelijk geen dienstverband. Er is geen gezagsverhouding — wij bepalen zelf hoe we het werk uitvoeren.
4.2.Wij zijn vrij om ook voor anderen te werken en kunnen — in overleg — derden bij de opdracht betrekken. Wij blijven daarbij het aanspreekpunt.
5. Tarief en betaling
5.1.Het tarief staat in de offerte. Alle bedragen zijn in euro's en exclusief btw.
5.2.Wij factureren maandelijks achteraf, op basis van de bestede tijd. Betaling gebeurt binnen 30 dagen na factuurdatum, tenzij in de offerte iets anders staat.
5.3.Bij te late betaling zijn de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten verschuldigd.
5.4.Bij te late betaling mogen wij het werk pauzeren tot er is betaald.
6. Plannen en verzetten
6.1.We plannen de dagen in overleg.
6.2.Een geplande dag mag kosteloos worden verzet tot 5 werkdagen van tevoren. Bij een latere afzegging mogen we de gereserveerde tijd in rekening brengen, tenzij we de dag alsnog nuttig kunnen inzetten.
7. Duur en opzegging
7.1.De opdracht loopt voor de periode die in de offerte staat, of voor onbepaalde tijd als er geen einddatum is afgesproken.
7.2.Beide partijen kunnen de opdracht schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van één maand.
7.3.Werk dat tot het einde van de opdracht is gedaan, wordt gewoon betaald.
8. Vertrouwelijkheid
8.1.Wij gaan vertrouwelijk om met alle niet-openbare informatie van de opdrachtgever, en verwachten hetzelfde andersom.
8.2.Deze afspraak blijft gelden na afloop van de opdracht. Is er een aparte geheimhoudingsovereenkomst (NDA) getekend, dan gaat die voor.
9. Eigendom van het werk
9.1.Zodra de facturen zijn betaald, mag de opdrachtgever de opgeleverde adviezen en documenten vrij gebruiken binnen de eigen organisatie.
9.2.De algemene kennis, methodes, modellen en templates die wij gebruiken of ontwikkelen, blijven van AI Fellow en mogen we ook bij andere opdrachten inzetten.
10. Aansprakelijkheid
10.1.Wij zijn alleen aansprakelijk voor directe schade door een toerekenbare tekortkoming van onze kant.
10.2.Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht in de drie maanden vóór de schade is gefactureerd (excl. btw).
10.3.Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gemiste omzet, gevolgschade of schade door beslissingen die de opdrachtgever op basis van ons advies neemt.
10.4.Een claim vervalt als die niet binnen 12 maanden na het ontstaan schriftelijk bij ons is gemeld.
10.5.Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van AI Fellow.
11. Persoonsgegevens
11.1.Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor de uitvoering van de opdracht en volgens de AVG.
12. Recht, geschillen en wijzigingen
12.1.Op onze offertes en opdrachten is Nederlands recht van toepassing.
12.2.Komen we er samen niet uit, dan leggen we een geschil voor aan de rechtbank Oost-Brabant.
12.3.Wij mogen deze voorwaarden aanpassen. Voor lopende opdrachten gelden de voorwaarden zoals die golden bij de start van de opdracht.
Terms and Conditions
AI Fellow is built on trust and clear agreements. These terms exist in case something unexpectedly needs to be explained or arranged after all. They are deliberately kept short and written for business clients.
1. Who we are
1.1.AI Fellow is the trade name of Hartog Financing B.V., based in Eindhoven, the Netherlands (Gestelsestraat 25K, 5615 LA) and registered with the Dutch Chamber of Commerce under number 17124401. In these terms we refer to ourselves as “AI Fellow” or “we”.
1.2.By “you” / “the client” we mean the company or organisation that engages us.
1.3.The “proposal” is our written offer; the “engagement” is the work we do on that basis.
2. When these terms apply
2.1.These terms apply to every proposal and every engagement of AI Fellow.
2.2.Purchasing or other terms of the client do not apply, unless we agree otherwise together in writing.
3. What we do
3.1.AI Fellow provides advice and guidance, for example in the field of product strategy and development. This is a best-efforts obligation: we fully apply our knowledge and experience, but do not guarantee any particular result.
3.2.Our advice is based on the information the client provides to us. The client makes its own decisions and remains responsible for the use of our advice.
3.3.The client ensures that we have timely access to the information, people and systems we need. Delays or extra work caused by the lack thereof are not at our expense.
4. Independent and free
4.1.AI Fellow works as an independent contractor. This is a contract for services (Article 7:400 of the Dutch Civil Code); the parties expressly do not intend an employment relationship. There is no relationship of authority — we determine ourselves how we carry out the work.
4.2.We are free to work for others as well and may — in consultation — involve third parties in the engagement. We remain the point of contact.
5. Fees and payment
5.1.The fee is stated in the proposal. All amounts are in euros and exclusive of VAT.
5.2.We invoice monthly in arrears, based on time spent. Payment is due within 30 days of the invoice date, unless the proposal states otherwise.
5.3.In case of late payment, statutory commercial interest and reasonable collection costs are due.
5.4.In case of late payment, we may pause the work until payment has been made.
6. Planning and rescheduling
6.1.We schedule the days in consultation.
6.2.A scheduled day may be rescheduled free of charge up to 5 working days in advance. For later cancellations we may charge for the reserved time, unless we can still put the day to good use.
7. Duration and termination
7.1.The engagement runs for the period stated in the proposal, or for an indefinite period if no end date has been agreed.
7.2.Either party may terminate the engagement in writing with a notice period of one month.
7.3.Work done up to the end of the engagement will simply be paid.
8. Confidentiality
8.1.We treat all non-public information of the client confidentially, and expect the same in return.
8.2.This commitment continues to apply after the engagement has ended. If a separate non-disclosure agreement (NDA) has been signed, that agreement takes precedence.
9. Ownership of the work
9.1.Once the invoices have been paid, the client may freely use the delivered advice and documents within its own organisation.
9.2.The general knowledge, methods, models and templates we use or develop remain the property of AI Fellow and may also be used by us in other engagements.
10. Liability
10.1.We are only liable for direct damage caused by an attributable shortcoming on our part.
10.2.Our liability is limited to the amount invoiced for the engagement concerned in the three months preceding the damage (excl. VAT).
10.3.We are not liable for indirect damage, such as lost revenue, consequential damage or damage resulting from decisions the client makes based on our advice.
10.4.A claim lapses if it has not been reported to us in writing within 12 months of arising.
10.5.These limitations do not apply in the event of intent or deliberate recklessness on the part of AI Fellow.
11. Personal data
11.1.We process personal data only for the performance of the engagement and in accordance with the GDPR.
12. Law, disputes and changes
12.1.Dutch law applies to our proposals and engagements.
12.2.If we cannot work it out together, we will submit a dispute to the District Court of Oost-Brabant, the Netherlands.
12.3.We may amend these terms. For ongoing engagements, the terms as they applied at the start of the engagement remain in force.